Arsip Harus Dikelola dengan Baik

Redaksi

Selasa, 12 April 2016 18:25:28 WIB

Cetak

Pelaksana Tugas Asisten Administrasi Umum H Hermanto Baran, memasang tanda peserta ketika membuka Diklat Manajemen Kearsipan dan Karya Tulis Ilmiah di lingkungan Pemkab Bengkalis, Selasa (12/4/2016).

BENGKALIS -Sebagai sumber informasi dan pusat ingatan, arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik institusi pemerintah maupun swasta. Apalagi selain sebagai salah satu sumber data atau informasi, arsip memiliki fungsi penting lain. Seperti bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan organisasi, maupun sebagai bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

"Agar keberadaan arsip benar-benar dapat berfungsi dengan baik, maka perlu dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik pula. Misalnya, bila suatu saat dibutuhkan, maka dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali," ujar Bupati Bengkalis, Amril Mukminin diwakili Pelaksana Tugas Asisten Administrasi Umum, H Hermanto Baran ketika membuka pelatihan manajemen kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bengkalis, Selasa (12/4/2016).

Kegiatan yang ditaja Badan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Kabupaten Bengkalis ini diikuti 40 peserta yang berasal dari SKPD dan perwakilan kecamatan yang ada se-Kabupaten Bengkalis. Kegiatan Â dilaksanakan di aula lantai II Badan Diklat.

Kegiatan yang dilaksanakan selama tiga hari ini, (12-14 April 2016), menghadirkan nara sumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia Majuni Susi dan Retor Universitas Pendidikan Indonesia Bandung Dr H Amir Mahmud.

Sesuai siklus hidup arsip yang merupakan konsep penting dalam manajemen arsip yang baik, menurut Bupati seperti disampaikan Plt Asisten Administrasi Umum, impelementasinya harus dalam setiap tahapan.

"Mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, serta penyimpanan maupun pemusnahannya, semuanya harus dikelola dengan baik, tersistem dan tertata dengan rapi," ujarnya.

Kepada seluruh peserta, Bupati berharap bisa mendapat pencerahan dan dapat diterapkan dengan sebaik-baiknya. Sehingga keberadaan arsip di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) maupun unit kerja di daerah ini, benar-benar berdaya dan berhasil guna sebagaimana mestinya.

Pesan ini ditekankannya, karena dalam kenyataannya selama ini, menurutnya fungsi arsip tersebut di hampir SKPD maupun unit kerja di daerah ini belum maksimal seperti diharapkan. "Jangankan untuk mendapatkan manfaat yang semestinya, karena belum dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik, hanya untuk mencari atau menemukan kembali sebuah arsip yang dibutuhkan saja, terkadang kita membutuhkan waktu lama. Harus tanya ke sana, kemari," tutupnya.***